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Veranstaltungsmanagement für Thüringer Wald Firmenlauf
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Veranstaltungen
Kunde
forum Thüringer Wald e.V.
Branche
Kunst & Kultur
Kunde seit
März 2017

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Der Kunde

Durch die Initiative der IHK Südthüringen wurde im Jahr 2007 der Verein forum Thüringer Wald e.V. gegründet und dabei die Regionalmarke Thüringer Wald offiziell geschaffen. Ziel des Vereins ist es, im Rahmen des Regionalmarketings den Wirtschaftstandort Südthüringen ansprechend zu präsentieren und für alle Thüringer einen attraktiven Lebensraum zu gestalten. Gleichzeitig sollen das Image der Region "Thüringer Wald" sowohl nach Innen als auch nach Außen gestärkt und die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der Region gesteigert werden. Die Tätigkeiten des Vereins sind dabei vielfältig und umfassen Bereiche wie Wirtschaft, Bildung, Kultur, Infrastruktur und Verwaltung. Seit 2010 veranstaltet das forum Thüringer Wald e.V. den Thüringer Wald Firmenlauf.

Der Auftrag

Jeden Sommer findet im Herzens Deutschlands der Thüringer Wald Firmenlauf statt. Die größte Netzwerkparty der Region wird seit 2017 von TRITUM in Kooperation mit der WSRO-Skisport GmbH organisiert. Die Veranstaltung hat sich für viele Teilnehmer zum Highlight des Jahres entwickelt. Ganz getreu dem Motto "Die Wirtschaft im Thüringer Wald läuft" finden sich jährlich tausende Sportfreunde aus Unternehmen, Hochschulen und Schulen, Behörden und Institutionen in Oberhof zum Thüringer Wald Firmenlauf ein.

Das Event wird in der LOTTO Thüringen Arena am Rennsteig ausgerichtet. Am 10. Thüringer Wald Firmenlauf - der im Sommer 2019 stattgefunden hat - haben insgesamt 5.218 Läufer und Walker aus 347 verschiedenen Unternehmen teilgenommen. Die Veranstaltung stellt besonders in der strategischen Ausrichtung und der damit verbundenen Organisation und Logistik eine spannende Herausforderung dar. Ziel der Veranstaltung ist, dass sich die Unternehmen untereinander vernetzen, aber auch ihren Teamgeist innerhalb des Unternehmens stärken. Gleichzeitig sollen die Läufer und Walker Spaß haben und neue Motivation schöpfen. Den Unternehmen soll außerdem eine Plattform geboten werden, um sich nach Außen zu präsentieren und neue Kontakte zu knüpfen. Die größte Herausforderung ist jedes Jahr, den Teilnehmern ein Highlight zu präsentieren und die Qualität der Veranstaltung kontinuierlich zu steigern sowie den Wünschen der Teilnehmer gerecht zu werden.

Zusammenarbeit mit starken Partnern

Zusammen mit der WSRO-Skisport GmbH aus Oberhof und dem forum Thüringer Wald e.V. will TRITUM eine einzigartige Veranstaltung für die Region Südthüringen schaffen. TRITUM ist dabei vor allem in den Bereichen Marketing und Sponsoren-Management tätig und verantwortet die Betreuung der Website und der Social Media Kanäle.

Das Starterfeld der Läufer beim Thüringer Wald Firmenlauf.
Das Starterfeld der Läufer beim Thüringer Wald Firmenlauf.

Sponsoren-Management

Das Sponsoren-Management stellt eine erfolgskritische Komponente bei jeder Veranstaltung dar. TRITUM übernimmt diese Verantwortung für den Thüringer Wald Firmenlauf. Von Beginn an setzt sich TRITUM mit den Partnern und potentiellen Sponsoren zusammen. Unsere Aufgaben reichen dabei von der Erstellung und Pflege von Sponsoren-Dokumenten bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Wir kümmern uns, dass die Informationen und Anliegen der Sponsoren reichenweit stark verteilt werden.  Wir kümmern uns darum, dass sie eine hohe Sichtbarkeit vor, während und nach dem Firmenlaufs erzielen. Besonders die Betreuung der Sponsoren liegen uns am Herzen. Wir begleiten sie von Anfang an und sind auch wärhend und nach des Firmenslaufes für sie zuständig.

Kommunikation in allen Kanälen

In enger Zusammenarbeit mit der WRSO-Skisport GmbH verantwortet TRITUM die Kommunikation der Veranstaltung. Die Aufgaben erstrecken sich von der digitalen Kommunikation über den E-Mail Verkehr bis hin zur Telefonbetreuung. TRITUM übernimmt außerdem die Kommunikation mit den Teilnehmern, Unternehmen, Institutionen, den Schulen und den verschiedenen Foodtrucks, die die Verpflegung vor Ort sicherstellen.

Zusätzlich betreuen wir die Website und die Social Media Kanäle der Veranstaltung. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, erstellt und pflegt TRITUM einen Kommunikations- und Redaktionsplan. Im Vordergrund stehen insbesondere der regelmäßige Newsletter sowie Beiträge auf Facebook und Instagram, um die neusten Informationen Teilnehmern und Interessierten zu kommunizieren. Zudem wird die Website von TRITUM inhaltlich gepflegt und regelmäßig technisch und redaktionell aktualisiert.

Eine esentielle Aufgabe des Marketings besteht darin, über Radio und Pressemitteilungen sich nach Außen zu präsentieren. TRITUM plant und organisiert Pressemitteilungen und Radiobeiträge, um die Veranstaltung mit einer großen Reichweite zu kommunizieren.

Zusätzlich übernimmt TRITUM die Organisation und Umsetzung im Bereich Design und Print. Wir kreieren Grafiken, Videos, Give Aways, T-Shirts, Banden und zahlreiche andere Druckmaterialien auf Basis der Vorgaben und Wünsche des forum Thüringer Wald e.V.

t-wood.de Zukunftslauf

Ein besonderes Highlight des Thüringer Wald Firmenlaufs ist der t-wood.de Zukunftslauf. Schulen und Unternehmen gehen miteinander Partnerschaften ein. Dabei treten die Schüler für ein Unternehmen in verschiedenen Staffeln gegeneinander an und können Preisgelder gewinnen. TRITUM tritt mit den Schulen und Unternehmen in Kontakt, um starke Partnerschaften zu bilden und die Fachkräfte von Morgen zu fördern. Wir betreuen die Akteure nicht nur bei der Partnersuche, sondern auch vor Ort während und nach der Veranstaltung.

Schüler zeigt den Stafelstab für den t-wood.de Zukunftslauf
Schüler zeigt den Stafelstab für den t-wood.de Zukunftslauf

Organisation vor Ort

Unser starkes Team ist selbstverständlich beim Thüringer Wald Firmenlauf vor Ort präsent. Im Vorfeld der Veranstaltung erstellen wir Moderations-, Zeit und Regiepläne sowie Personal- und Bandenpläne. Während der Veranstaltung kümmern wir uns um die Befestigung der Banden, betreuen die Fotowand und unterstützen die Preisverleihungen. Außerdem sind unsere Video- und Fotografen den ganzen Tag vor Ort und halten die Veranstaltung in all ihren schönsten Facetten fest.

Das TRITUM Team vor Ort in Oberhof beim Thüringer Wald Firmenlauf.
Das TRITUM Team vor Ort in Oberhof beim Thüringer Wald Firmenlauf.

Nachbereiten der Veranstaltung

Im Nachgang der Veranstaltung sichten und bearbeiten wir tausende Fotos und stellen diese im Anschluss für alle Teilnehmer bereit. Außerdem stecken wir viel Liebe in ein einzigartiges Recap-Video, das die großartige Veranstaltung gelungen in Szene setzt.

Um die Qualität der Veranstaltung nicht nur zu halten, sondern stetig zu verbessern, organisiert TRITUM zusammen mit dem forum Thüringer Wald e.V. und der WSRO-Skisport GmbH eine Retroperspektive. Dabei wird vor allem auf die Anregungen und Wünsche der Teilnehmer eingegangen.

TRITUM freut sich jedes Jahr aus Neue, eine erfolgreiche und einzigartige Veranstaltung für Thüringen mit dem Thüringer Wald Firmenlauf organisieren zu dürfen.

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