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Veranstaltungsmanagement für den Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN®

Veranstaltungsmanagement für den Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN®
Plattform
Veranstaltungen
Kunde
forum Thüringer Wald e.V.
Branche
Kunst & Kultur
Kunde seit
März 2017

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Der Kunde

Durch die Initiative der IHK Südthüringen wurde im Jahr 2007 der Verein forum Thüringer Wald e.V. gegründet und dabei die Regionalmarke Thüringer Wald offiziell geschaffen. Ziel des Vereins ist es, im Rahmen des Regionalmarketings den Wirtschaftsstandort Südthüringen ansprechend zu präsentieren und für alle Thüringer einen attraktiven Lebensraum zu gestalten. Gleichzeitig sollen das Image der Region "Thüringer Wald" sowohl nach Innen als auch nach außen gestärkt und die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der Region gesteigert werden. Die Tätigkeiten des Vereins sind dabei vielfältig und umfassen Bereiche wie Wirtschaft, Bildung, Kultur, Infrastruktur und Verwaltung. Seit 2010 veranstaltet das forum Thüringer Wald e.V. den Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN® (bis 2021: Thüringer Wald Firmenlauf).

Der Auftrag

Jeden Sommer findet im Herzen Deutschlands der Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN® statt. Die größte Netzwerkparty der Region wird seit 2017 von TRITUM in Kooperation mit der Oberhofer Sport und Event GmbH (ehemals WSRO-Skisport GmbH) organisiert. Die Veranstaltung hat sich für viele Läufer:innen und Unternehmen zum Highlight des Jahres entwickelt. Jährlich finden sich tausende Sportfreund:innen aus Unternehmen, Hochschulen und Schulen sowie Behörden und Institutionen in der ARENA am Rennsteig in Oberhof zum Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN® ein.

Die Lösung

Das Event wird in der LOTTO Thüringen ARENA am Rennsteig ausgerichtet. Rund 5.000 Läufer:innen und Walker:innen aus über 250 verschiedenen Unternehmen nehmen jährlich am Lauf teil. Die Veranstaltung stellt besonders in der strategischen Ausrichtung und der damit verbundenen Organisation und Logistik eine spannende Herausforderung dar. Ziel der Veranstaltung ist, dass sich die Unternehmen untereinander vernetzen, aber auch ihren Teamgeist innerhalb des Unternehmens stärken. Gleichzeitig sollen die Läufer:innen und Walker:innen Spaß haben und neue Motivation schöpfen. Den Unternehmen soll außerdem eine Plattform geboten werden, um sich nach außen zu präsentieren und neue Kontakte zu knüpfen. Die größte Herausforderung ist jedes Jahr, den Teilnehmenden ein Highlight zu präsentieren und die Qualität der Veranstaltung kontinuierlich zu steigern sowie den Wünschen der Teilnehmenden gerecht zu werden.

Zusammenarbeit mit starken Partnern

Zusammen mit der Oberhofer Sport und Event GmbH und dem forum Thüringer Wald e.V. will TRITUM eine einzigartige Veranstaltung für die Region schaffen. TRITUM ist dabei vor allem in den Bereichen Marketing und Sponsoren-Management tätig und verantwortet die Betreuung der Website und der Social Media Kanäle.

Sponsoren-Management

Das Sponsoren-Management stellt eine erfolgskritische Komponente bei jeder Veranstaltung dar. TRITUM übernimmt diese Verantwortung für den Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN®. Von Beginn an setzt sich TRITUM mit Partnern und potenziellen Sponsoren zusammen. Die Aufgaben reichen dabei von der Erstellung und Pflege von Sponsorendokumenten bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Unser Team kümmert sich darum, dass alle Informationen und Anliegen der Sponsoren reichweitenstark verteilt werden und sie eine hohe Sichtbarkeit vor, während und nach dem Firmenlauf erzielen. Besonders am Herzen liegt uns die Betreuung der Sponsoren. Wir begleiten sie von Anfang an und sind auch während des Firmenlaufs für sie zuständig.

Kommunikation in allen Kanälen

In enger Zusammenarbeit mit der Oberhofer Sport und Event GmbH verantwortet TRITUM die Kommunikation der Veranstaltung. Die Aufgaben erstrecken sich von der digitalen Kommunikation über den E-Mail Verkehr bis hin zur Telefonbetreuung. TRITUM übernimmt außerdem die Kommunikation mit den Teilnehmenden, Unternehmen, Institutionen, den Schulen und den verschiedenen Foodtrucks, die die Verpflegung vor Ort sicherstellen.

Zusätzlich betreuen wir die Website und die Social Media Kanäle der Veranstaltung. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, erstellt und pflegt TRITUM einen Kommunikations- und Redaktionsplan. Im Vordergrund stehen insbesondere der regelmäßige Newsletter sowie Beiträge auf Facebook und Instagram, um die neuesten Informationen Teilnehmenden und Interessierten zu kommunizieren. Zudem wird die Website von TRITUM inhaltlich gepflegt und regelmäßig technisch und redaktionell aktualisiert.

Außerdem übernimmt TRITUM die Organisation und Umsetzung im Bereich Design und Print. Wir kreieren Grafiken, Videos, Give Aways, T-Shirts, Banden und zahlreiche andere Druckmaterialien auf Basis der Vorgaben und Wünsche des forum Thüringer Wald e.V.

t-wood.de Zukunftslauf

Ein besonderes Highlight des Firmenlaufs THÜRINGENS SÜDEN® ist der t-wood.de Zukunftslauf. Hierbei gehen Schulen und Unternehmen Partnerschaften miteinander ein. Dabei treten die Schüler:innen für ein Unternehmen in verschiedenen Staffeln gegeneinander an und können Preisgelder für ihre Schule gewinnen. Unser TRITUM Team hat bis 2022 die Organisation des t-wood.de Zukunftslaufs übernommen und ist dafür mit den Schulen und Unternehmen in Kontakt getreten, um starke Partnerschaften zu bilden und die Fachkräfte von Morgen zu fördern. Wir betreuten die Akteure nicht nur bei der Partnersuche, sondern auch vor Ort und nach der Veranstaltung.

Organisation vor Ort

Unser starkes Team ist selbstverständlich beim Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN® vor Ort präsent. Im Vorfeld der Veranstaltung erstellen wir Moderations-, Zeit und Regiepläne sowie Personal- und Bandenpläne. Während der Veranstaltung kümmern wir uns um die Befestigung der Banden, betreuen die Fotowand und unterstützen die Preisverleihungen. Außerdem sind unsere Video- und Fotografen den ganzen Tag vor Ort und halten die Veranstaltung in all ihren Facetten fest. Auch die Betreuung der Social Media Kanäle wird durch unser Team gewährleistet.

Nachbereiten der Veranstaltung

Im Nachgang der Veranstaltung sichten und bearbeiten wir tausende Fotos und stellen diese im Anschluss allen Teilnehmenden bereit. Außerdem stecken wir viel Liebe in ein einzigartiges Recap-Video, das die großartige Veranstaltung gelungen in Szene setzt.

Um die Qualität der Veranstaltung nicht nur zu halten, sondern stetig zu verbessern, organisiert TRITUM zusammen mit dem forum Thüringer Wald e.V. und der Oberhofer Sport und Event GmbH eine Retrospektive, wobei vor allem auf die Anregungen und Wünsche der Teilnehmenden eingegangen wird.

TRITUM freut sich jedes Jahr aufs Neue mit dem Firmenlauf THÜRINGENS SÜDEN® eine erfolgreiche und einzigartige Veranstaltung für Thüringen organisieren zu dürfen.

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