Veranstaltungsmanagement für BMW IBU Weltcup Biathlon Oberhof

Die BMW IBU Biathlon Weltcups werden als Multiplikatoren für die Tourismusregion Rennsteig und Thüringen eingesetzt und steigern - analog zur WM 2023 - die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft sowie die Lebensqualität der Region. Die Wettkampftage locken zahlreiche Besucher nach Oberhof in den Thüringer Wald. Zum Beispiel haben 2020 mehr als 68.000 Fans den BMW IBU Biathlon Weltcup besucht und den Biathleten zugejubelt. Oft sind die Rennen schon mehrere Monate im Voraus ausverkauft. Gerade die Disziplinen Massenstart, Staffel und Sprint versprechen den Zuschauern spannende und unvergessliche Erlebnisse. Die Veranstaltung stellt besonders in der strategischen Ausrichtung und den damit verbundenen Aufgaben eine spannende Herausforderung für TRITUM dar.

Eine starke Website

Eine wesentliche Aufgabe von TRITUM besteht in der technischen Betreuung und Pflege der Website www.weltcup-oberhof.de. Die Website haben wir mit Hilfe des Open Source Content Mangement System TYPO3 erstellt und sind unter anderem für sicherheitsrelevante Updates und Upgrades auf die neueste TYPO3 Version zuständig. Erst im Oktober 2021 wurde die Website einem Rebrush unterzogen, welcher nun stimmig mit dem neuen Logo einhergeht. Zudem wurde die CSS-File-Generierung modernisiert und auf Grunt umgestellt, so dass künftige CSS-Anpassungen einfacher zu deployen sind.

Mit Hilfe eines Reponsive Designs haben wir die Website - ganz dem "mobile first" Ansatz folgend - für mobile Endgeräte optimiert. Künftig werden wir hier weitere Websites einbinden. Zusätzlich haben die Redakteure und wir - dank der herausragenden Funktionen von TYPO3 - den gesamten Inhalt der Website in mehreren Sprachen gepflegt. Die von uns integrierte Suchfunktion ist treffsicher, schnell und für mehrsprachige Inhalte bestens geeignet.

Medienvertreter können nach erfolgter Anmeldung auf einen internen Bereich zugreifen und dort geschützte Inhalte und Dateien herunterladen. Den Redakteuren steht im TYPO3 Backend ein integriertes Newsletter Tool zur Verfügung. Mit dessen Hilfe können sie mit wenig Aufwand tausende Fans über ihren Lieblingssport informieren.

Besonders möchten wir die zahlreichen Darstellungsmöglichkeiten der Inhalte hervorheben. So können Redakteure Inhalte mit Hilfe von Slidern, Teaser-Boxen, Bannern, Parallax-Bildern, Fullscreen-Bildergalerien und vielen weiteren Variationsformen nutzerfreundlich und ästhetisch präsentieren. Zudem finden Nutzer auf der Startseite einen Social Media Stream. Die Inhalte stammen aus Facebook und werden über eine Schnittstelle datenschutzkonform importiert und - dem Corporate Design folgende - angezeigt. Apropo Datenschutz: dank des von uns entwickelten Cookie Consent Managers können Nutzer bestimmen, welche persönlichen Daten sie mit dem Anbieter teilen wollen. Dank unserer neuesten Version werden nun auch Karten von Google Maps erst mit Zustimmung des Nutzers geladen.

Während der Zeit des Ticketverkaufs beobachten wir die Website besonders genau. Wir sorgen dafür, dass sie unter dem Ansturm der Fans immer erreichbar ist und ordnungsgemäß funktioniert, so dass der Nutzer in keiner Weise beeinträchtigt wird. Während des Weltcups hosten wir eine besondere Landing Page. Sie bietet den Beschern vor Ort einen interaktiver Lageplan mit vielseitigen Points of Interests. Ohne Frust finden die Biathlon-Begeisterten schnell und einfach Versorgungstände, Bühnen, Sitzplätze und sanitären Anlagen.

Neben unseren technischen Aufgaben unterstützen wir den Biathlon Weltcup im Marketing, Sponsoring und in der Organisation. Innerhalb des Marketing-Managements erstellen wir einen detaillierter Kommunikationsplan, welcher u.a. alle geplanten Aktivitäten auf Instagram und Facebook einbezieht. Des Weiteren übernehmen wir redaktionelle Aufgaben. So sind wir für den regelmäßig erscheinenden Newsletter und die stetige Pflege der Website zuständig. Eine besondere Herausforderung ist die Aktualisierung der Galerie, denn während des Wettkampfs schießen die Sportfotografen in kürzester Zeit tausende Bilder die gesichtet, bearbeitet und letztendlich im TYPO3 gepflegt werden müssen. Eine weitere wesentliche Kernaufgabe besteht im Design von Print-Medien und Print-Erzeugnissen. Unsere Arbeit umfasst hier die Ausgestaltung des Programhefts, die Erstellung von Streckenplänen und das Design von Merchandise und Swag aller Art (Eintrittsbänder, Tassen und Werbung).

Wir sind nicht nur für das Sponsoring verantwortlich, sondern auch für die Optimierung des bestehenden Prozess zuständig. Für die kommende Saison 20/21 konzipieren und erstellen wir neue Sponsoring-Dokumente. Ziel ist es, bei der Akquise schneller passende Sponsoren frühzeitig zu finden, um so nicht nur dem Veranstalter eine finanzielle Planungssicherheit zu bieten, sondern auch das Investment der Sponsoren durch eine lange Medien-Präsenz zu maximieren. Die Betreuung und Kommunikation mit den Sponsoren gehören ebenso mit unseren Aufgabenbereich.

Ein weiterer wichtiger Baustein unseres Engagements ist die Betreuung der Veranstaltung vor Ort. Wir sind während der Veranstaltungstage im Dauereinsatz und betreuen neben der Website auch die Social Media Kanäle. Zudem stellen wir Foto- und Videografen, die vor Ort die Veranstaltung in Bild, Ton und Video festhalten und diese professionell bearbeitet zur Verfügung stellen.

An dieser Stelle ist besonders hervorzuheben, dass das Projekt Biathlon Weltcup schon über viele Jahre in ehrenamtlicher Hinsicht betreut wird und viel Unterstützung durch TRITUM erfährt. Unsere Geschäftsführerin Antje Händel engagiert sich mit viel Leidenschaft und unterstützte ehrenamtlich zum Beispiel das Weltcup Organisationskomitee.