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Veranstaltungsmanagement für IBU Weltcup Biathlon Oberhof

Veranstaltungsmanagement für IBU Weltcup Biathlon Oberhof
Plattform
Veranstaltungen
Kunde
WSRO-Skisport GmbH
Branche
Sport
Kunde seit
Oktober 2016

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Der Kunde

Die WRSO-Skisport GmbH wurde im Jahr 2016 gegründet und hat ihren Sitz im thüringischen Oberhof. Seit vielen Jahren ist sie Ausrichter des jährlichen BMW IBU Biathlon Weltcup Oberhof und trägt einen wesentlichen Beitrag zur Sportkultur, Wirtschaft und der Lebensqualität im Thüringer Raum bei. Als besonderes Highlight werden 2023 die Biathlon Weltmeisterschaften in der LOTTO Thüringen ARENA am Rennsteig ausgetragen, zu der viele Wintersportfans erwartet werden. Das Konzept der WRSO-Skisport GmbH überzeugte bei der Ausschreibung, so dass Oberhof der Ausrichter der Biathlon Weltmeisterschaften geworden ist.

Der Auftrag

Die BMW IBU Biathlon Weltcups werden als Multiplikatoren für die Tourismusregion Rennsteig und Thüringen eingesetzt und steigern analog zur WM 2023, die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft sowie die Lebensqualität der Region.Die Wettkampftage locken zahlreiche Besucher nach Oberhof in den Thüringer Wald. Zum Beispiel haben 2020 mehr als 68.000 Fans den BMW IBU Biathlon Weltcup besucht und den Biathleten zugejubelt. Oft sind die Rennen schon mehrere Monate im Voraus ausverkauft. Gerade die Disziplinen Massenstart, Staffel und Sprint versprechen den Zuschauern spannende und unvergessliche Erlebnisse. Die Veranstaltung stellt besonders in der strategischen Ausrichtung und den damit verbundenen Aufgaben eine spannende Herausforderung für TRITUM dar.

Eine starke Website

Eine wesentliche Aufgabe besteht in der technischen Betreuung und Pflege der Website www.weltcup-oberhof.de. Die Website wurde mittels CMS TYPO3 Version 8 erstellt und befindet sich momentan in der Bearbeitung im Hinblick auf ein Upgrade auf die TYPO3 Version 10.

Die Website verfügt über zahlreiche Vorteile und Besonderheiten. Dazu gehört unter anderem die Tauglichkeit für mobile Endgeräte, eine multilinguale Installation und eine integrierte Suchfunktion. Des Weiteren verfügt die Website über eine Multi-Site-Installation, welche in informationstechnischer Hinsicht mehrere verschiedene Webseiten auf einem Webserver in demselben Stammverzeichnis hostet. Unter anderem wird die Landingpage der Biathlon Weltmeisterschaften 2023 über die Weltcup Website gehostet.

Eine weitere Besonderheit der Website ist, dass Medienvertreter mittels einer Benutzeranmeldung auf einen internen Bereich zugreifen können, um über geschützte Informationen verfügen zu können. Ein wesentlicher Bestandteil des Backends verfügt über ein integriertes Tool, mit dem Newsletter generiert und verschickt werden können.

Auf den Punkt gebrachter Content

Besonders hervorzuheben sind die contentintensiven Ausgestaltungsmöglichkeiten der Webseite, welche über zahlreiche Slider, Teaserboxen, Banner, Paralaxbilder, Fullscreenbildergalerien und viele weitere inhaltliche Frontendmöglichkeiten und Variationen bieten. Zudem verfügt sie auf der Startseite eine Social Media Integration, welche an dieser Schnittstelle einen datenschutzkonformen Import von Facebook gewährleistet. Auch der aufwendig generierte datenschutzkonforme Cookie Consent Manager ist an dieser Stelle zu nennen.

Eine starke Performance in High-Traffic Zeiten

Während der Zeit des Ticketverkaufs über die Webseite, wird diese stets beobachtet und gewährleistet auch besonders in High-Traffic Zeiten eine hohe Verfügbarkeit in der Performance sowie ein ordnungsgemäßes Funktionieren. Zu Zeiten des Weltcups wird zudem auf der Landingpage ein interaktiver Lageplan bereitgestellt mit vielseitigen Points of Interests. Einige ausgewählte Beispiele sind unter anderem die Versorgungstände, Bühnen, Sitzplätze und sanitären Anlagen.

Marketing- & Sponsorenmanagement

Neben den hier genannten webbasierten Aufgaben, gehören auch Unterstützung im Marketing, Sponsoring- und Organisationsbereich zum Projekt. Innerhalb des Marketingmanagement wird ein besonders detaillierter Kommunikationsplan erstellt, welcher z.B. Instagram und Facebook stark einbezieht. Des Weiteren werden auch redaktionelle Aufgaben übernommen, welche zum Beispiel den regelmäßigen Newsletter und die stetige Contentpflege der Webseite beinhalten. Hier sei die stetige Aktualisierung der Galerie zu akzentuieren. Eine weitere wesentliche Kompetenzaufgabe beinhaltet das Design von Printmedien sowie Printerzeugnissen. Einige Beispiele dafür sind die Ausgestaltung des Programheftes, die Erstellung von Streckenplänen, sowie das Design von Eintrittsbänder, Tassen und Werbung.

Wir sind dabei!

Ein weiterer Baustein des Marketingkonzeptes ist die Betreuung der Veranstaltung vor Ort hinsichtlich der redaktionellen Betreuung auf Social-Media-Kanälen und auf der Website. Zudem werden den ganzen Tag Fotografen gestellt, welche vor Ort die Veranstaltung in Bild und Video festhalten und diese professionell bearbeitet an den Kunden aushändigt werden.

Darüber hinaus werden Aufgaben im Sponsoringmanagement übernommen. Hinsichtlich der zukünftigen Weltcups wird ein Sponsoringdokument konzeptioniert und erstellt, welches bei der Akquise zukünftiger Partner und potentieller Sponsoren von entscheidender Bedeutung ist. Die Betreuung und Kommunikation mit den Sponsoren gehören auch mit in diesen Aufgabenbereich.

Unterstützung durch TRITUM

An dieser Stelle ist besonders hervorzuheben, dass das Projekt Biathlon Weltcup schon über mehrere Jahre in ehrenamtlicher Hinsicht betreut wird und viel Unterstützung durch TRITUM erfährt. Unsere Geschäftsführerin Antje Händel engagiert sich mit viel Leidenschaft und unterstützt unter anderem das Weltcup Organisationskomitee.

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Björn Jacob
Geschäftsführer

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