Sponsoren-Management für die BMW IBU Weltmeisterschaften Biathlon Oberhof

Eine wesentliche Aufgabe von TRITUM für die BMW IBU Weltmeisterschaften Biathlon 2023 lag im Bereich Sponsoren-Management der Nationalen Partnerschaften. Unser Team Dandelion hat die Akquise und Betreuung der Nationalen Partner übernommen und war ihr Ansprechpartner im Vorfeld sowie während der WM vor Ort. Wir interagierten als Vermittler für die vertraglichen Absprachen der Unternehmen mit der Oberhofer Sport und Event GmbH und unterstützten bei der Planung der Partner-Stände im "Hüttendorf“. Zudem gehörte die Vorstellung der Partner auf den Social Media Plattformen in Form von Story- und Feedbeiträgen, Newstickern und Reels zu unseren Aufgaben. Das Material für den Content wurde von unserem Team Dandelion während der WM aktuell an den jeweiligen Partner-Ständen produziert. Auch die Werbeanzeigen in den wöchentlichen Newslettern sowie die Kontrolle der Umsetzung weiterer Leistungen - wie Anzeigen, Logoabbildungen, Werbebanner und Videospots - lagen in unserem Zuständigkeitsbereich.

Neben der Betreuung der Nationalen Partner hat TRITUM Aufgaben des Marketings übernommen und die Oberhofer Sport und Event GmbH bei der Entwicklung von Marketingstrategien und -maßnahmen unterstützt. Das Team von TRITUM war auch hier in der Kommunikation mit Kunden und Werbepartnern eingebunden und hat Marketingmaßnahmen geplant und umgesetzt.

Eine weitere wesentliche Kernaufgabe bestand im Design von Print-Medien und Print-Erzeugnissen, wie der Erstellung von Plakaten, Flyern, Schildern, Strecken- und Lageplänen sowie animierten Werbeflächen. Eine besondere Aufgabe bekam TRITUM mit der Umsetzung des Eventdesigns übertragen. Erstmals wurde ein Eventdesign für Weltmeisterschaften nach Vorgaben der Internationalen Biathlon Union (IBU) erstellt, welches eine nachhaltige Verwendung von Schildern und Bandenwerbung vorsieht. Unser Team war hier von der Kreation des Eventdesigns, über die Planung des Bandenplans bis hin zur Umsetzung vor Ort daran beteiligt.

Tägliche News, aktuelle Bilder, Start- und Ergebnislisten sind nur ein Teil der Informationen, die während eines Großevents für Besucher:innen und Fans wichtig sind. Für die Nachhaltigkeit wurde bei den BMW IBU Weltmeisterschaften Biathlon 2023 erstmals auf Programmhefte in Papierform verzichtet und dafür verschiedene digitale Möglichkeiten geboten. Für alle Zuschauer:innen gab es ein allgemeines Programmheft mit verschiedene Informationen rund um die WM und zum Biathlon. Darüber hinaus gab es jeden Tag ein aktuelles Tagesprogrammheft, welches die Ergebnisse des vorangegangenen Tages sowie aktuelle Bilder, den Medaillenspiegel, das Programm und Hinweise zur Eventarea beinhaltete. Am Ende eines jeden Wettkampftages ging die Arbeit für unser Team erst richtig los, denn es mussten die Programmhefte für den kommenden Tag mit aktuellen News und Bildern vorbereitet werden.

Eine weitere nachhaltige Lösung wurde im VIP-Zelt in Form von digitalen VIP-Programmheften umgesetzt. Hierfür erstellte TRITUM eine Website mit dem TYPO3 Homepage Baukasten, welche unter anderem mit vielen interessanten News, Start- und Ergebnislisten, Zeitplänen und der Speisekarte gefüllt und täglich mit neuen Informationen und Bildern gepflegt wurde. Dargestellt wurde die Website auf Tablets, die im VIP-Zelt aufgestellt wurden oder konnte per QR-Code auf dem Smartphone aufgerufen werden. Eine moderne und zugleich nachhaltige Lösung.

Eine weitere Aufgabe unseres Teams lag in der Inhaltspflege sowie technischen Betreuung der Website www.biathlon-oberhof.de. Neben Inhaltspflege und Aktualisierungen von News und Pressemitteilungen hat TRITUM vor den Weltmeisterschaften noch einmal Änderungen im Template, um die Website an das Eventdesign der WM anzupassen, sowie ein paar technische Anpassungen vorgenommen.

Während der Weltmeisterschaften lag die Aufgabe vor allem in der Veröffentlichung von Start- und Ergebnislisten sowie Pressemitteilungen, der Anpassung von Zeitplänen und der Aktualisierung von Dokumenten. Außerdem war es unsere Aufgabe die Galerie aktuell zu halten, denn während des Wettkampfs schießen die Sportfotografen in kürzester Zeit tausende Bilder die gesichtet, bearbeitet und letztendlich im TYPO3 gepflegt werden müssen.

Damit die Website auch während der Weltmeisterschaft hochverfügbar und für die schiere Masse an Fans erreichbar ist, wurde durch TRITUM ein DDoS-Schutz eingerichtet. Ein technisches Team überachte ständig die Website. Das Ziel war, dass unter dem Ansturm der Fans die Website immer stabil läuft und die Nutzer:innen in keiner Weise beeinträchtigt werden.

Ein weiterer wichtiger Baustein unseres Engagements war die Betreuung der Veranstaltung vor Ort. Unser Team war während der Veranstaltungstage zwei Wochen im Dauereinsatz und betreute neben den Nationalen Partnern auch die Website und behielt den Überblick über das Eventdesign.